Mengimplemantasikan System Kearsipan

Pengurusan atau penanganan surat

Pengurusan atau penanganan surat terdiri atas dua bagian yaitu untuk:

1. Surat masuk, artinya seluruh kegiatan yang dilakukan sejak kpenerimaan surat masuk pengolahan/penyelesaiannya hingga surat itu disimpan.

2.      Surat keluar, artinya seluruh kegiatan semenjak penbuatan surat hingga surat tersebut dikirim dan tindasannya disimpan.

Langkah-langkah pengurusan/penataan surat masuk, sbb:

1. Penyortiran Surat

Pekerjaan penyortiran ini meliputi, antara lain :

1. Pekerjaan pemisahan dan penggolongan surat-surat dan dokumen-dokumen berdasarkan jenis dan golongannya
2. Penyortiran dilakukan sebelum pembukaan sampul surat
3. Penyortiran dilakukan sebelum dikirimkan/didistribusikan pada unit yang berkepentingan atas surat atau dokumen tersebut.

Tujuan penyortiran untuk:

1. Mengetahui banyaknya dan seringnya surat-surat atau dokumen-dokumen yang diterima
2. Menentukan prioritas penanganannya
3. Memudahkan pengawasan

Surat-surat masuk tersbut kemudian dicatat pada buku penerimaan surat.

2. Penelitian Surat

Penelitian surat-surat masuk dikerjakan, sebagai berikut:

1. Setelah surat-surat tersebut dicatat pada buku penerimaan surat, kemudian amplop/sampul surat dibuka dan isinya dikeluarkan.
2. Surat-surat yang telah dibuka satu persatu diteliti, untuk memastikan apakah ada tanda-tanda tau cirri-ciri seperti alamat, nomor, dll.
3. Jumlah lampiran cocok dengan yang tercantum pada surat

3. Pencatatan Surat

Pada dasarnya semua surat baik surat masuk maupun surat keluar harus dicatat. Pencatatan surat diperlukan antara lain untuk keperluan pengadilan. Cara pencatatan dan sarana pencatatan yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat-sifat, apakah surat biasa, surat penting, atau rahasia.

Dikenal system pengurusan surat yang biasa digunakan, yaitu:

1. Sistem Agenda

1)      Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu tahun. Buku ini diberi nomor urut tahunan berukuran folio. Terdapat tiga macam buku agenda, antara lain:

·         Buku Agenda Tunggal/Campuran

Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan (campuran), pada tiap-tiap halamannya.

·         Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

·         Buku Agenda Kembar

Pencatatan surat masuk di catat pada buku agenda surat masuk dan surat keluar di catat pada buku agenda surat keluar secara terpisah.

2)    Selain buku agenda, terdaqpat sarana yang harus dipersiapkan yaitu buku verbal, yaotu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun.

3)      Buku ekspedisi, yaitu buku yang dipergunakan untuk mengantarkan surat sekaligus sebagai tanda terima surat.

4)      Kartu arsip/kalper

Kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan, terbagi menurut kode-kode surat (penggolongan surat) dengan nomor urutnya masing-masing.

5) Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara tertulis dan singkat yang berkaitan dengan penyekesaian isi surat masuk.

6)      Blanko surat

Lembar kertas (biasanya HVS) dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim.

7)      Taklik

Paraf kecil dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti surat keluar yang baru di ketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

8)      Cap Agenda

Cap segi empat yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

2. Sistem kartu kendali

1)      Kartu Kendali

Sarana pencatatan untuk surat dinas penting yang berfungsi sebagai pencatatan, penyampaian, penemuan kembali sekaligus sebagai alat penyerahan arsip disebut kartu kendali.

Kartu kendali ini berukuran 15x10 cm, terdiri atas tiga warna, yaitu outih hijau, kuning biru, dan merah. Kartu kendali ini dibuat dari kertas NCR (Non Carbon Requiry), supaya sekali menulis di lembar pertama akan tembus ke lembar-lembar berikutnya.

2)      Lembar pengantar

Lembar yang digunakan untuk menyampaikan surat sebagai pengganti buku ekspedisi disebut lembar pengantar. Ada dua macam lembar pengantar, yaitu lembar pengantar untuk surat dinas biasa dan lembar pengantar untuk surat dinas rahasia.

3)      Lembar tunjuk silang

Lembar isian untuk mencatat surat yang memuat lebih dari satu masalah, sebagai alat penunjuk tempat penyimpanan surat disebut lembar tunjuk silang.

4)      Indeks

Adalah tanda pengenal yang merupakan a;at Bantu untuk menemukan kembai arsip yang disimpan.

5)      Klasifikasi

Adalah penggolongan surat berdasarkan system penyimpanan yang dipergunakan sebagai pedoman pengaturan/penataan dan penemuan kembali arsip yang disimpan.

6)      Lembar disposisi Adalah instruksi atau informasi secara tertulis dan singkat dari pimpinan.

4. Langkah akhir penanganan surat

Surat-surat yang masih dalam proses penyelesaian atau telah ditindaklanjuti tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu diperlukan lagi, disimpan oleh unit pengolah. Unit pengolah bertanggungjawab atas tindak lanjut surat tersebut. Surat atau berkas dalam kedudukan demikian termasuk arsip aktif.

Surat-surat atau berkas yang benar-benar sudah tuntas ditindaklanjuti penyimpanannya di pusatkan pada unti kearsipan sebagai arsip in-aktif.

Tata penyimpanan arsip in-aktif maupun aktif menggunakan system penataan berkas, sesuai dengan kepentingan kantor yang bersangkutan sehingga memudahkan pengendaliannya.

Analisis Bahan dan Alat Kearsipan berdasarkan Sistem Kearsipan Sistem Abjad Sistem Tanggal Sistem Nomor Sistem Masalah Sistem Wilayah

Sistem Abjad Filing Cabinet : kebutuhan disesuaikan dengan jumlah abjad yang ada. Misalanya: filing cabinet mempunyai 4 laci berarti = 26 / 4. Laci I : A –F Laci II … Laci IV Guide: dibutuhkan 26 guide card dst.

1.       Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

a.       Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b.      Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

2.       Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

a.       Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

b.      Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c.       Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

d.   Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

e.       Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1.      FILING CABINET

Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2.      Lemari Arsip

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

3.      Folder

Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4.      Guide card (tanda batas/sekat penunjuk)

Guide Card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

5.      Map

Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung).

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

6.      Rak Sortir

Rak Sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

7.      Kartu Indeks

Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

8.      POSTEPEL

Postepel adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.